Jak být produktivnější lepším zadáváním si úkolů

Schválně, řekněte mi, jestli tahle linie myšlenek dává smysl:

Produktivita je o tom, kolik úkolů dokážu dokončit. >> Jinak řečeno, pokud budu dokončovat víc úkolů, budu produktivnější. >> Tudíž pokud budou úkoly srozumitelně zadané a snadno dokončitelné, budou se snadněji dokončovat a budu tak produktivnější.

Je to tak, nebo ne? Chci si tak plánovat úkoly, které jsou:

V kalendáři: co chci udělat je zaznamenané v kalendáři tak, aby tomu rozuměl i cizí člověk. Úkol musí být v kalendáři, abych si na něj mohl vyhradit mentální energii a čas a nemusel mi strašit v hlavě. Jinak se vždy objeví něco urgentnějšího, co mi odvede pozornost někam jinam. Držím si tak předem vytvořenou zásobu úkolů, které chci a které potřebuji udělat, a tím i vzniká archiv toho, co jsem všechno dokončil.
Začínají dokonavým slovesem v budoucím čase: úkoly začínají slovesy „udělám“, „naplánuju“, „koupím“, „napíšu“, „odpovím“, „najdu“. Dávají mi tím najevo, co mám dělat a co má být výsledkem. Psát je tímhle způsobem ulehčuje se do nich pustit. „Zaplatím hosting stránky [xxxxxxx.xx]“ je srozumitelný a snadno proveditelný úkol. „Koupím maso na vývar cestou z práce“ také.
Výsledek je zaznamenatelný na kameru: pokud by mě někdo sledoval, musí být schopný odpovědět, jestli jsem ten úkol splnil. Na otázku „Zaplatil jsem hosting?“ je odpověď pouze ano, nebo ne. Důkazem je také účtenka v mailu a potvrzení v administraci. Maso je v lednici. Napsaný článek je v programu NovelWriter. Plán je zapsaný ve flowchartu a v tabulce. Pokud je úkol „Vyřeším své zamrznutí pod časovým tlakem“, výsledek je, že mám nakonec někde zapsaný postup, který to vyřešil.

Takhle vymyšlené úkoly mají jasný výsledek, mám je na jednom místě, můžu je snadno přidávat, upravovat a mít o nich přehled. Jsou dostatečně srozumitelné na to, abych se do nich mohl kdykoli pustit a nemusel překonávat tu bariéru si napřed vzpomenout, co jsem tím myslel.

Jak to vypadá v praxi

Vymyslím si hromadu úkolů. Čím víc, tím líp.

Průběžně se dívám do kalendáře a vybírám si z úkolů, které chci udělat. Co za den stihnu, to stihnu.

Na začátku dne si přesunu nesplněné úkoly ze včerejška.

V průběhu dne si přidávám úkoly, jak se zrovna objevují. Mažu úkoly, které už nedávají smysl. Pokud jsem se nějakému úkolu dlouho vyhýbal, byl nejspíš jen složený z několika kroků a tak nebyl dostatečně srozumitelný a snadno proveditelný. „Smažu“ ho tím, že ho rozdrobím na několik konkrétnějších, menších úkolů.

Možné body selhání

Když neodklepávám jeden úkol za druhým, z 90 % to bude mít na svědomí jedna z následujících příčin:

Dávám si do kalendáře úkoly, ze kterých není hned poznat, co chci udělat. Řešení: zadávám si menší a konkrétnější úkoly.
Nedávám si do kalendáře dost úkolů, takže nemám žádný přirozený tlak je plnit. Řešení: dávám si do kalendáře i drobnosti jako „vynesu odpad“, abych si zvykl koukat na větší množství úkolů a také na to, že je plním jeden za druhým.
Nedávám si do kalendáře úkoly, protože nevidím důvod to dělat. Řešení: dám si do kalendáře úkol: „Vyřeším svou nechuť dávat si úkoly do kalendáře.“ 🙂
Nedávám si do kalendáře úkoly, protože jsem to nikdy nedělal a nevím, jak mám začít. Řešení: vyberu si podobu kalendáře, který mi vyhovuje. Osobně používám Calendar od Googlu. Někdo může potřebovat kapesní diář, který nosí trvale u sebe. Je to cool jak prase, ale mně to nikdy nevyhovovalo.
Nedívám se do kalendáře dostatečně často. Řešení: Google Calendar mám trvale otevřený jako stránku připnutou v prohlížeči. Kdykoli tak něco dělám v prohlížeči, mám kalendář a úkoly přirozeně na očích.